فن إنجاز المهام
قرأت الكثير عن منظمات الوقت و أكثركم فعل نفس لكني لم أجد نظام أحدث ضجه
في أمريكا مثل هذا النظام في تنظيم الوقت و إنجاز الأعمال. سأختصر الكثير
من المقدمات و أبدأ بما فهمته في تطبيق النظام الذي أعتبر نفسي فيه مبتدأ.
في البداية كلنا تتوارد إليه المهام كخواطر في ذهنه (تصليح السيارة , تجديد
رخصة , قراءة الكتاب الفلاني , كتابة موضوع جديد في المدونة , نسيت
الإتصال على حسن , فاطمة تنتظر مني النقود
, متى أبدأ في تطبيق الحمية؟ , قرأت عن محاظرة جميلة سأذهب إليها , غرفتي
مزعجة سأعيد ترتيبها ..إلخ) و هذه كلها أشياء تدور في ذهننا بإستمرار مما
يبقي الذهن مرهق بالتفكير في أشياء بدون ترتيب ولا تنظيم و من هنا الخطوة
الأولى في فن إنجاز الأشياء هي أن تجمع كل شيء يدور في ذهنك , كل شيء بدون
إستثناء.
1- كل ما خطر في ذهنك عمل ما إكتبه في دفتر تحمله أو في هاتفك النقال أو في لوحة كتابة لديك في الحجرة أو مسجل صوتي أو إيميل.
2- حاول تقليل القائمة السابقة فاليكن تسجيلك في شيئين فقط مثلا. أنا مثلا أسجل في هاتفي النقال + لوحة كتابة في المكتب.
3- حدد يوم بالإسبوع تعيد تجميع كل هذه المهام و تتخذ في كل مهمة قرار يكون على النحو التالي:
- إسأل ما هي نوع هذه المهمة؟
- هل هي قابلة للتطبيق ؟
+ إذا كان الجواب (لا) قم بعمل أحد الخيارات التالية:
1- إلغاء المهمة نهائيا.
2- ضعه في قائمة (المؤجلً) .. هذه القائمة عبارة عن ملف ورقي أو بالكمبيوتر تسجل فيه ما تود عمله مستقبلا بدون تحديد يوم معين قريب.
3- ضعه في ملف (المرجع) .. هذا الملف هو ملف ورقي أو كمبيوتري يكون فيه
الأوراق و البيانات المعلوماتية التي ممكن أن تحتاج أن ترجع إليها في أي
وقت.
+ إذا كان الجواب (نعم) قم بعمل أحد الخيارات التالية:
1- إذا كان يأخذ من العمل فقط دقيقتين , قم بعمله.
2- إذا كان يأخذ أكثل من خطوة قم بجعله مشروع و إكتب الخطوات و ضعه في التقويم (الرزنامة) الخاصة بك.
3- فوض المهمة لشخص آخر.
الآن بعد أن وضعك المهام في مكانها الصحيح , حدد يوم بالإسبوع لمراجعة
جميع المهام و التقويم و ملف (المؤجل) و تجميع كل المهام التي كانت في ذهنك
و كنت تسجلها في أماكن متفرقة لإعادة جدولتها.
جزيت خيرا
ردحذف